Karibu kwenye mafunzo ya sauti kuhusu chaguzi za Google Drive.
Katika mafunzo haya, tutajifunza kuhusu chaguzi zinazopatikana katika Google Drive kama:
Kuunda waraka, laha ya data na wasilisho
Kupakia faili na folda na
chaguzi za kushiriki.
Kwa mafunzo haya, utahitaji muunganisho wa intaneti unaofanya kazi na kivinjari chochote.
Nitatumia kivinjari cha wavuti cha Firefox.
Kabla ya kuanza, unapaswa kuwa na uelewa wa msingi wa Gmail.
Kama huna, tafadhali tazama mafunzo ya Gmail kwenye tovuti yetu.
Tuanze.
Fungua kivinjari na ingia kwenye akaunti yako ya gmail.
Tayari nimefanya hivyo.
Juu kulia, tunaweza kuona ikoni ya gridi karibu na jina letu.
Unapohamisha kipanya juu yake, maandishi ya msaada yanasema Programu. Bofya hapa.
Hii itaonyesha programu kadhaa za Google kama: Google Plus, Search, YouTube, Maps, PlayStore, News, Mail, Drive, Calendar na nk.
Ukibofya yoyote kati ya hizi, utapelekwa kwenye programu husika ya Google.
Pia unaweza kupanga upya orodha hii kulingana na upendeleo wako kwa kuburuza ikoni ya programu hadi nafasi nyingine.
Katika mafunzo haya, tutajifunza hasa kuhusu Drive.
Hivyo, hebu tubofye Drive.
Hii itafungua ukurasa wa Google Drive kwenye kichupo kipya.
Juu ya ukurasa, tunaweza kuona sehemu ya utafutaji.
Kushoto, kuna menyu kadhaa.
Na juu kulia, kuna baadhi ya ikoni.
Katikati ya ukurasa, tunaweza kuona faili mbili.
Faili ya kwanza ilishirikiwa nasi wakati wa kuunda akaunti na timu ya Google.
Faili ya pili ni ile tuliyopakia sisi wenyewe hapo awali.
Sasa, hebu tuangalie menyu zilizopo upande wa kushoto.
Tuna menyu zifuatazo: New, My Drive, Shared with me, Google Photos, Recent, Starred na Trash.
Kwa chaguo-msingi, menyu ya My Drive itakuwa imechaguliwa na maudhui yake yataonyeshwa katikati.
Faili na folda zote zitaonekana katika eneo la kati.
Hivyo tunaweza kuona faili za PDF na ZIP tulizopakia kwenye somo la awali, hapa.
Faili ambazo tumeunda au kupakia zitawekwa chini ya My Drive.
Menyu inayofuata ni Shared with me. Hebu nibofye hapa.
Kama mtu atanishirikisha faili au waraka, itaonekana chini ya menyu hii.
Kwa sasa, hakuna mtu aliyenishirikisha faili yoyote. Kwa hivyo hii ni tupu.
Hivi karibuni, Google imeunda kiungo kifupi cha kufikia Google Photos ndani ya Drive.
Tutaruka chaguo hili katika mafunzo haya.
Menyu ya Recent itaonyesha orodha ya faili au waraka zilizofunguliwa hivi karibuni.
Itaonyesha yaliyomo kwenye My Drive na Shared with me.
Hivyo, hapa tunaweza kuona faili za pdf na zip kwa sababu tulizifungua hapo awali.
Starred – Ikiwa tumemwekea faili au waraka alama ya Umuhimu, faili hiyo itaonekana chini ya menyu hii.
Hebu turudi kwenye menyu ya My Drive na bonyeza-kulia faili yetu ya pdf.
Sasa, chagua chaguo la Add Star.
Kisha, bofya menyu ya Starred. Hapa ndipo faili letu lilipo.
Hebu nitengeneze nakala ya faili hili.
Hivyo, mara nyingine tena, bonyeza-kulia faili hilo na chagua- chaguo la Make a copy.
Sasa tunazo faili mbili.
Hebu tufute moja wapo. Chagua faili na bonyeza kitufe cha "Delete" kwenye kibodi.
Faili au waraka zilizofutwa zitaonyeshwa chini ya menyu ya Trash.
Kufuta huku ni kwa muda tu.
Tunaweza kufuta kabisa faili zote kutoka kwenye menyu ya Trash kwa kuchagua chaguo la Empty Trash.
Faili zote kwenye menyu ya Trash zitafutwa kabisa kutoka kwenye seva ya Google baada ya siku 30.
Sasa, hebu tujifunze jinsi ya kuunda na kupakia faili na folda.
Kuna njia nne za kufanya hivi: Njia ya kwanza ni kubofya kitufe chekundu cha New kilicho upande wa kushoto.
Njia ya pili: Bonyeza-kulia chaguo la My Drive.
Sasa, turudi kwenye My Drive. Katika chaguo la My Drive, tunaweza kubonyeza-kulia eneo la kati.
Mwisho, bofya menyu ya kunjuzi ya My Drive iliyo juu.
Hebu tuanze kuchunguza chaguo la New. Bofya kitufe cha New.
Kitaonyesha baadhi ya chaguzi kama: Folder, File Upload, Google Docs, Sheets, Slides na nk.
Tutaangalia kila chaguo, moja baada ya jingine.
Tunaweza kuunda folda kwa kutumia chaguo la Folder.
Bofya hapo. Mara moja dirisha linauliza jina.
Hebu tulipe jina folda hilo kuwa: “Spoken Tutorial” kisha bofya Create.
Kwa chaguo-msingi, folda hili litaonekana chini ya My Drive.
Tunaweza kuliona hapa, katika eneo la kati.
Folda husaidia kupanga faili zetu vizuri zaidi.
Hivyo, tunaweza kuunda folda tofauti. Kwa mfano – binafsi, kazi, n.k.
Ili kupakia faili yoyote – kwanza bofya kitufe cha New, kisha chagua File Upload.
Hii itafungua dirisha la kuchagua faili.
Vinjari na uchague faili unalotaka kupakia.
Nitachagua faili la “xyz.odt” kutoka Desktop na kubofya kitufe cha Open.
Chini kulia, tunaweza kuona maendeleo ya upakiaji.
Hii inaweza kuchukua muda kutegemea ukubwa wa faili na kasi ya intaneti.
Mara tu inapokamilika, faili lilopakiwa litaonekana katika eneo la kati.
Sasa, funga dirisha la maendeleo lililopo chini.
Kwa njia ile ile, tunaweza kupakia folda kwenye Drive tukitumia chaguo la Folder Upload.
Kipengele hiki huenda kikapatikana kwenye vivinjari maalum pekee. Kwa mfano: Google Chrome.
Tunawezaje kuhamisha faili lilopakiwa kwenda kwenye folda letu la Spoken Tutorial?
Rahisi tu – buruza faili na uliweke kwenye folda, kama hivi.
Sasa, upande wa kushoto, angalia kwa makini chaguo la My Drive.
Angalia pembetatu ndogo upande wa kushoto wa maandishi hayo.
Ukibofya hapo, utaona folda ndogo zilizo ndani ya My Drive.
Angalia, hapa kuna folda letu “Spoken Tutorial” na ndani yake kuna faili 'xyz.odt'.
Kwa kazi zetu za kila siku, tunatumia waraka, laha za data na wasilisho.
Je, inawezekana kuunda na kudhibiti hizi ndani ya Drive?
Ndiyo, inawezekana. Katika Google Drive, tunaweza kuunda – waraka, laha za data na wasilisho sawa kama kwenye Office Suite yoyote.
Hivyo, tunayo Google Docs kwa ajili ya kuunda waraka,
Google Sheets kwa ajili ya laha za data,
na Google Slides kwa ajili ya kuunda wasilisho.
Kwa madhumuni ya maonyesho, nitaonyesha tu jinsi ya kuunda waraka kwa kutumia Google Docs.
Ili kuunda waraka mpya, bofya kitufe cha New na uchague chaguo la Google Docs.
Hii itafungua waraka tupu katika kichupo kipya.
Tunaweza kuona kuwa menyu na chaguzi za upangaji wa maandishi ni sawa na zile za Office Suite nyingine.
Juu kabisa, angalia kuwa waraka imepewa jina la “Untitled document”.
Hili ni jina linaloweza kuhaririwa. Ili kubadilisha jina, bofya kwenye maandishi hayo.
Dirisha la “Rename document” linafunguka.
Hapa, tunaweza kuandika jina linalofaa kwa waraka yetu.
Nitaandika “My first google doc” kisha kubofya OK.
Angalia mabadiliko ya jina hapo juu.
Kisha, hebu niandike maandishi fulani hapa, tuseme – “Welcome to Google Docs”.
Mabadiliko yoyote, kuongezwa au kufutwa, yatahifadhiwa moja kwa moja.
Tafuta ujumbe unaosema “All changes saved in Drive”, karibu na menyu ya "Help", juu.
Ukibofya hapo, utaona Revision History upande wa kulia.
Inaonyesha tarehe na muda wa mwisho wa marekebisho pamoja na nani aliyefanya mabadiliko hayo.
Kwa sasa, waraka hii haijashirikiwa na mtu yeyote.
Hivyo tunaweza kuona mtumiaji mmoja tu “Rebecca Raymond” na tarehe ni ya leo pamoja na saa.
Ikiwa waraka hii ya Google Doc itashirikiwa na watu wengi, Revision History itaonyesha mabadiliko yote yaliyofanywa na kila mtumiaji kwa rangi tofauti.
Tutaangalia kipengele hiki baadaye kwenye mafunzo haya.
Funga dirisha la Revision History.
Hebu nifunge kichupo hiki. Waraka wa Google Doc utahifadhiwa moja kwa moja.
Sasa tumerudi kwenye My Drive na tunaweza kuona faili letu hapa.
Bofya mara mbili kufungua tena faili.
Sasa, nitakili-na kubandika mstari: “Welcome to Google Docs” mara mbili kisha nifunge kichupo.
Bofya mara mbili kwenye faili tena, ili kulifungua.
Kisha, nakili na ubandike tena mstari “Welcome to Google Docs” mara moja.
Sasa, bofya kwenye Revision History. Tunaweza kuona marekebisho yote ya faili pamoja na mihuri ya tarehe na muda na taarifa za mtumiaji.
Ikiwa marekebisho mengi hayaonekani, bofya kitufe cha Show detailed revisions kilichopo chini.
Marekebisho yamepangwa kwa mpangilio wa wakati, marekebisho mapya yakiwa juu kabisa.
Bofya kila toleo ili kuelewa jinsi kipengele hiki kinavyofanya kazi.
Sasa hebu tushirikishe waraka huu na watumiaji wengine wawili.
Kwa kufanya hivyo, bofya kitufe cha Share kilichopo juu kulia.
Dirisha la “Share with others” linaonekana.
Katika kisanduku cha People, tunapaswa kuandika barua pepe za watu, tunaotaka kushirikiana nao kwenye waraka huu.
Hivyo, nitaandika: 0808iambecky@gmail.com.
Kumbuka kuwa kipengele cha kujaza ki-otomatiki kinapatikana hapa kwa barua pepe ambazo tumezitumia awali.
Kuna njia tatu za kushiriki waraka na watumiaji wengine.
Bofya kitufe hapa ili kuona njia hizi tatu: Can edit, Can comment, Can view.
Chaguo la Can edit linampa mtumiaji ruhusa ya kufanya mabadiliko kwenye waraka.
Can comment linampa ruhusa ya kupendekeza mabadiliko pekee.
Chaguo la "Can view" linawapa watumiaji wengine ruhusa ya kutazama tu.
Hawawezi kufanya au kupendekeza mabadiliko yoyote.
Hebu tumpe 0808iambecky ruhusa ya Can edit.
Nitamuongeza pia: stlibreoffice@gmail.com.
Kumbuka kutumia koma kutenganisha barua pepe mbili au zaidi.
Mara tu tunapoandika barua pepe, dirisha hili hubadilika.
Tutaona sehemu ya kuandika ujumbe, “Add a note”.
Ikiwa tunataka kutuma maelezo kuhusu waraka huu kwa watumiaji wengine, tunaweza kuyaandika hapa.
Nitaandika: “Tafadhali angalia waraka hii kwa madhumuni ya majaribio. Tafadhali fanya marekebisho au toa mapendekezo kulingana na ruhusa uliyopewa. Asante, Ray.Becky.”
Mwisho, bofya kitufe cha Send ili kukamilisha mchakato wa kushirikiana.
Hii itatuma arafa kwa njia ya barua pepe pamoja na ujumbe wetu na kiungo cha waraka, kwa watumiaji wengine.
Bofya tena kitufe cha Share.
Kisha bofya Advanced.
Sasa, kwa mtumiaji stlibreoffice, tutabadilisha ruhusa yake kuwa Can comment.
Mwisho, bofya kitufe cha Save changes kisha Done.
Kisha funga waraka huu.
Sasa, fikiria kwamba watumiaji wote wawili wamefanya baadhi ya mabadiliko kwenye waraka huu waliopewa.
Tunapofungua tena waraka baada ya muda, tunaweza kuona mabadiliko yaliyofanywa na watumiaji tulioshirikiana nao.
Kwa kuwa stlibreoffice@gmail.com alipewa ruhusa ya kupendekeza tu, tunaweza kuona mapendekezo yaliyotolewa na mtumiaji huyu.
Elekeza kipanya kwenye kisanduku cha pendekezo, juu ya alama ya tiki na alama ya X.
Alama ya tiki inamaanisha Accept suggestion na alama ya X inamaanisha Reject suggestion.
Hebu nikubali pendekezo moja na kukataa lingine.
Tunaweza kuona maoni kutoka kwa 0808iambecky hapa.
Na hapa, tunaweza kuona kitufe cha Resolve.
Watumiaji walio na ruhusa ya Can edit, wanaweza kujibu maoni hayo kwa kubofya maandishi ya maoni.
Ili kuondoa mjadala wa maoni, bofya Resolve.
Hatuwezi kuona mabadiliko yoyote yaliyofanywa na 0808iambecky kwenye waraka.
Kumbuka, mtumiaji huyu alikuwa na ruhusa ya kuhariri waraka.
Basi, tunawezaje kujua ni mabadiliko gani aliyofanya?
Kwa hiyo, tunaweza kuangalia Revision History yetu.
Ili kuifungua, bofya File kisha See revision history.
Tunaweza kuona kuwa 0808iambecky alifanya baadhi ya mabadiliko, na haya yanaonekana kwa rangi tofauti.
Pia tunaweza kuona mapendekezo yaliyotolewa na stlibreoffice@gmail.com kwa rangi tofauti.
Na bila shaka, kama mmiliki, tunaweza kuona kazi yetu wenyewe kwa rangi tofauti pia.
Hebu tufunge dirisha la Revision History sasa.
Kuna njia nyingine ya kushiriki waraka. Bofya kitufe cha Share.
Katika dirisha la Share with others, upande wa juu kulia, tunaweza kuona maandishi Get shareable link. Bofya hapa.
Inaonyesha “Anyone with the link can view”.
Hii itatengeneza kiungo kwa waraka huu.
Sasa tunaweza kutuma kiungo hiki kwa anwani yoyote ya barua pepe, ambayo ina maana yeyote mwenye kiungo hiki anaweza kuona waraka.
Kwa hayo, tunafika mwisho wa mafunzo haya.
Tufanye muhtasari.
Katika mafunzo haya, tulijifunza:
Kufikia Google Drive, Kuunda na Kupakia faili, Kuunda waraka kwa kutumia Google Docs na Kutumia chaguzi za kushirikiana.
Video katika kiungo kilicho hapa chini inatoa muhtasari wa mradi wa Spoken Tutorial. Tafadhali pakua na uitazame.
Tunaendesha warsha na kutoa vyeti kwa wale wanaofaulu mitihani yetu ya mtandaoni. Kwa maelezo zaidi, tafadhali tuandikie.
Mradi wa Spoken Tutorial unafadhiliwa na NME-ICT, MHRD, Serikali ya India. Maelezo zaidi kuhusu dhamira hii yanapatikana kwenye kiungo hiki
waraka huu umetolewa na Praveen, na mimi ni Hokins Moshi kutoka IIT Bombay, ninasema kwaheri. Asante kwa kutazama.